Case. Med en gennemarbejdet dagsorden bliver det meget lettere at lave referat

På Instituttet sidder 6 i den øverste ledelse sammen med Institutleder. I ledelsen tæller også 5 sektionsledere, der hver især leder en række møder. I den øverste ledelse sad der tidligere altid en administrativ medarbejder med som referent. På sektionsledernes møder gik referentrollen ofte på skift eller mødeleder skrev selv referatet.

En af de meget positive effekter af at lave bedre dagsorden var, at det blev meget klart, hvad der skulle konkluderes på. Den bedre forberedelse gjorde, at samtalen på mødet var mere åbenhjertig og undersøgende og konklusionerne skarpere.

Tidligere have referatet fungeret som en slags skriftlig opsummering af, hvad der var sket på mødet. Den, der skrev referat, sendte det til mødeleder til godkendelse og derefter til hele gruppen til kommentering. Sjældent kom der kommentarer og ofte var oplevelsen, at det egentlig ikke blev læst. Referatet blev også brugt til at sende til orientering til personer, som ikke selv havde været med i mødet men som kunne have en interesse i det. Nogle referater fra sektionsledernes møder blev sendt til institutledelsen og institutledelsens referater lå på et drev alle i princippet havde adgang til og kunne orientere sig i.

I det samlede ledelsesforum havde man en lang drøftelse af, hvilke elementer i den hidtidige praksis der var værdiskabende. Det nedslående svar var: ingen. Det var gamle nedarvede vaner, som ingen rigtigt turde gøre op med. Gruppen besluttede at stoppe den klassiske referatskrivning på forsøgsbasis i tre måneder.  I stedet definerede de disse to formål, med referater:

• Referatet skal fastholde og dokumentere vores beslutninger og aftaler, både overfor os selv, og dem, der ikke deltog i mødet.
• Referatet skal opsummere vores aftalte handlinger, så ingen er i tvivl om, hvem der gør hvad hvornår?

De nye former blev udmøntet på forskellig vis.

På møderne i den øverste ledelse stopper de op efter hvert punkt på dagsorden og institutleder opsummerer, hvad konklusionen er. De sidste 10 minutter af mødet kommer referenten ind og institutleder gentager – suppleret af de øvrige deltagere - hvilke konkrete beslutninger, der er taget og hvem de skal kommunikeres videre til. Det bliver samlet i et kort dokument, der gør det ud som referat for mødet og de enkeltpunkter, der skal til andres kendskab bliver sendt direkte af den administrative medarbejder straks efter mødet. Der er ingen yderligere arbejde med referatet, som først bliver set igen ved begyndelse af det næste møde og her udelukkende for at sikre at mødet begynder der, hvor det seneste møde slap.

På sektionsledernes møder er processen lidt anderledes. Her skriver hver enkelt deltagere selv ned undervejs, når hun får en opgave at løse. Til sidst i mødet læser referenten op, hvad han havde skrevet under hvert dagsordenspunkt og til allersidst går de bordet rundt og alle fortæller højt, hvilke opgaver han/hun tager med ud fra mødet. Referenten noterer disse opgaver og referat bliver færdigt på selve mødet og omdelt straks efter. Diverse kommunikation opad eller udad bliver udført af enkeltpersoner, og det fremgår af deres personlige opgaveliste.

Ingen steder sidder længere en person, som gennem hele mødet alene har til rolle at være referent. Og der bliver ingen steder brugt tid på referat før næste møde skal forberedes.

Gode dagsordner gør det let at implementere andre modige mødevaner
I tillæg til at stille krav om, at alle møder skal indkaldes med en velovervejet dagsorden, er der på instituttet nu aftalt fire yderligere principper

1. De klassiske referater skal som udgangspunkt erstattes af aftalepapir og personlige opgavelister, der afstemmes inden mødet er slut.
2. Der skal ikke være tændte skærme på mødet, dvs. hverken PC, IPads eller smartphones. Læs mere
3. Uenighed skal frem på mødet – udenfor mødet er vi enige. Læs mere
4. Frys mødematerialet. Der må ikke ske ændringer i mødemateriale efter dagsorden er sendt ud. Arbejdsdokumenter og mødedokumenter adskilles. Læs mere

I de kommende ugers tips vil vi udfolde erfaringerne med disse yderligere fire principper.